Senin, 04 Mei 2009

USER REQUIREMENT DAN & USER SPECIFICATION

User atau pengguna dalam sistem komputer merupakan salah satu komponen yang tidak terpisahkan. Dengan perangkat komputer yang optimal disertai pengetahuan pengguna terhadap pengoperasian perangkat lunak akan mampu membantu menyelesaikan semua pekerjaan pengguna dengan efektif dan optimal.

Pada bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai prosedur pengidentifikasian spesifikasi perangkat komputer. Dengan tujuan agar kita sebagai pengguna perangkat komputer benar-benar mengetahui secara detail terhadap keunggulan dan kekurangan dari masing-masing komponen perangkat komputer yang digunakan.

Dalam bab III ini akan dijelaskan mengenai prosedur untuk merumuskan kebutuhan pengguna (user requirement) dan dilanjutkan pada tahap merancang spesifikasi sesuai dengan fungsi dan kebutuhan pengguna (user spesification). Adapun ini dari materi ini adalah agar setiap mahasiswa mampu mempersiapkan dan merancang sebuah perangkat komputer yang sesuai kebutuhan dan yang sesuai dengan fungsi dan kebutuhan pengguna berdasarkan prosedur yang telah dirancang sesuai dengan SOP ( Standar Operasional Prosedur).

Berikut diuraikan langkah-langkah untuk merumuskan dan merancang spesifikasi komputer sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan user. Langkah-langkah ini memberikan gambaran kepada kita tahapan-tahapan proses yang harus dilakukan sampai seorang user mendapatkan perangkat komputer yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhannya.

A. Merumuskan User Requirement

1. Mempersiapkan dokumen wawancara

Untuk merumuskan kebutuhan pengguna (user requirement) langkah pertama yang perlu disiapkan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu dokumen-dokumen standar yang berkaitan dengan mengumpulkan informasi user dan mempersiapkan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan sebelum melakukan kegiatan wawancara. 
Dokumen-dokumen tersebut kita perlukan untuk mencatat semua informasi dari hasil kegiatan wawancara dengan user atau pihak-pihak lain yang terkait dengan pemenuhan kebutuhan user. 
Bentuk atau format dokumen dapat dirancang sendiri disesuaikan dengan apa yang akan kita tanyakan atau informasi apa saja yang kita butuhkan dari pihak-pihak tersebut.
Untuk lebih mendukung keperluan kegiatan wawancara, kita dapat melengkapi dokumen-dokumen pendukung seperti brosur, media cetak, atau media lain yang mendukung.


2. Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan user

Setelah mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada saat wawancara, maka langkah selanjutnya adalah melakukan kegiatan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan user.
Pada tahap ini, ada 2 (dua) hal penting yang perlu kita ketahui sebelum melakukan wawancara, diantaranya :
a. Mengenal pihak-pihak tertentu dalam kaitannya untuk mendapatkan informasi dari user.

Yang dimaksud dengan mengenal pihak-pihak tertentu diatas adalah kita mengenal komponen-komponen yang berkaitan dengan mendapatkan informasi untuk mendapatkan kebutuhan user. Pihak-pihak tersebut antara lain :

1) user itu sendiri;
2) lingkungan di sekitar user
3) lingkungan kerja user
4) atasan yang berkaitan dengan lingkungan kerja user
5) Komponen lain di luar lingkungan user, tetapi mempunyai keterkaitan dengan kebutuhan user.
Contoh : Apabila perangkat komputer yang dibutuhkan oleh user mempunyai sistem tersendiri yang dibuatkan oleh pihak tertentu, maka kita perlu mengenal si pembuat system tersebut, sehingga kebutuhan kedua belah pihak ini terpenuhi dengan baik dan tepat.

6) Komponen pendukung seperti calon penjual baik itu perorangan, toko, agen atau supplier.

b. Menghubungi pihak-pihak terkait seperti penjelasan diatas untuk melakukan koordinasi pengumpulan informasi.
Pengumpulan informasi akan dilakukan setelah kita mengenal komponen-komponen terkait dengan kebutuhan user . Semakin sering kita menghubungi pihak-pihak tersebut, maka pengumpulan informasi pun akan semakin banyak. Sehingga ini diharapkan akan lebih memperjels kebutuhan user. Pada intinya koordinasi ini dilakukan agar semua komponen bisa memberikan informasi yang tepat dan berguna untuk memenuhi kebutuhan user.


c. Pihak-pihak yang terkait diwawancarai untuk mendapatkan semua informasi mengenai kebutuhan user.

Wawancara merupakan kegiatan yang harus dilakukan, agar kita benar-benar mengetahui secara tepat apa yang diperlukan user. Pada kenyataannya, wawancara ini dapat dilakukan dalam bentuk resmi (formal) atau tidak resmi. Hal ini tergantung kepada siapa calon user tersebut. Tentu bagi user yang bentuknya perorangan, wawancara ini bisa bersifat lebih santai tanpa harus terlalui banyak data yang perlu disiapkan dan biasanya tidak terlalu banyak komponen yang terlibat.

Kegiatan wawancara dilakukan kepada pihak-pihak terkait dengan keperluan user sendiri, seperti sudah diuraikan diatas. Semua komponen tersebut kita wawancarai sesuai kapasitasnya.

Sebelum melakukan wawancara dengan user, maka kita perlu melakukan konfirmasi waktu dan tempat wawancara. Pada saat wawancara, sebaiknya kita bicarakan dulu hal-hal pokok mengenai masalah yang akan ditanyakan pada saat wawancara. Hal ini kita lakukan agar kegiatan wawancara berjalan efektif , efisien dan tepat sasaran. 

Jika kegiatan wawancara tidak dimungkinkan untuk bertatap muka, maka gunakan media komunikasi seperti telepon, handphone, e-mail, atau face to face via 3G jika dimungkinkan. Walaupun demikian, sebaiknya kita usahakan kegiatan wawancara ini dapat dilakukan dengan tatap muka secara langsung.


3. Memberikan saran-saran terhadap konfigurasi yang sesuai dengan kebutuhan user

Saran merupakan penyampaian informasi untuk melengkapi atau memperbaiki hal-hal yang dianggap kurang setelah dilaksanakannya wawancara. Biasanya saran disampaikan setelah kita mendapatkan informasi user. Untuk membantu user memahami perangkat komputer yang benar-benar sesuai, maka kita perlu menyampaikan penjelasan mengenai berbagai konfigurasi komputer secara mendasar berdasarkan jenis keperluannya. Sebagai Contoh dapat dilihat pada tabel dibawah ini.


Dasar Konfigurasi berdasarkan kebutuhan

Komponen 
PC Home User 
Office 
Gamer 
Design Grafis

Processor 
P4 Cell 2,53 GHz 
P4 2,66 GHz 
P4 3 GHz HT Press 
P4 2,4 GHz Press

Motherboard 
661 FX Foxconn 
GA-85661 FXM77 
MSI 865 PE NEO 
FOXCONN Intel 865

VGA 
Integrated 64 MB 
Integrated 64 MB 
ATI Rodeon 9225 128 MB 
Gforce MX 4000 64 MB

SoundCard 
On Board 
On Board 
OB 
OB

Lan Card 
On Board 


-

RAM 
256 MB PC 3200 
256 MB PC 3200 
512 MB PC3200 
512 MB PC3200

HDD 
40 GB 7200 RPM 
40 GB 7200 RPM 
80 GB SATA 
80 GB SATA

FDD 
1.44 Standard 
1.44 Standard 
1.44 Standard 
1.44 Standard

Optical Drive 
CD ROM 52x 
CD ROM 52x 
DVD COMBO 16x52x32x52 
DVD Combo 16x52x32x52

Case + PSU 
ATX 350 watt 
ATX 350 watt 
Big Tower 400 wt 
Big Tower 400 wt

Monitor 
LG/Samsung 15” 
LG/Samsung 15” 
LG/Samsung 17” 
LG/Samsung 17”

Key+Mouse 
PS2 standard 
PS2 standard 
PS2 Optic 
PS2 Optic

Speaker 
Active Speaker 
Active Speaker 
Sub Woofer 
Active Speaker

Printer 
HP Deskjet D1360
Canon iP1600 
HP Deskjet D1360
Canon iP1600 

Epson Stylus R230 + Infus



Setelah menjelaskan dasar-dasar konfigurasi komputer diatas, user diberikan saran agar memilih konfigurasi sesuai kebutuhan dan standar konfigurasi yang biasa digunakan. Hal ini semata-mata agar memudahkan user mendapatkan piranti perankat baik pada saat perancangan, penyusunan atau pada saat perawatan (maintenance) nantinya.

Saran yang disampaikan usahakan memberikan wawasan baru baru kepada user, mengenai hal-hal diatas yaitu :
a. User mengetahui dan mengenali dasar-dasar konfigurasi komputer sesuai dengan keperluannya.
b. User mengerti mengenai standar konfigurasi yang biasa digunakan.
Dengan kedua pemahaman diatas, diharapkan user mampu menentukan pilihan konfigurasi komputer yang benar-benar sesuai dengan kebutuhannya.

Langkah berikutnya adalah melakukan koordinasi untuk mendapatkan konfigurasi komputer yang telah dipilih dan sesuai dengan kebutuhan user. Koordinasi ini dilakukan dengan pihak-pihak terkait dengan kebutuhan user seperti yang telah dijelaskan diatas.


4. Membuat Dokumentasi Kebutuhan User

Untuk memudahkan kita dalam melakukan langkah selanjutnya yaitu tahap perancangan perangkat yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan user, maka semua dokumentasi yang telah disiapkan sejak tahap persiapan hingga dokumen-dokumen yang dihasilkan setelah dilakukannya wawancara.
Pada tahap ini, kita identifikasi kembali kebutuhan user berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakuakn pada tahap sebelumnya. 
Informasi-informasi hasil wawancara yang kita identifikasi disusun kembali untuk dibuat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan user sesuai dengan standar pembuatan dokumen.

B. Merancang Spesifikasi sesuai dengan Fungsi dan Kebutuhan pengguna (User Specification)

1. Membaca Dokumen Kebutuhan User

Dokumen yang telah dibuat yang berisi informasi tentang kebutuhan user (user requirement) dipelajari kembali dengan seksama. Hal ini dimaksudkan agar kebutuhan user benar-benar telah sesuai dengan konfigurasi dan kebutuhannya. Walaupun tidak menutup kemungkinan adanya informasi yang dirasa masih kurang sesuai setelah dilakukannya pembuatan dokumen tersebut.
Jika hal ini terjadi, maka kita perlu melakukan pengkajian ulang baik melalui wawancara sederhana untuk memperbaiki informasi tersebut, atau cukup pada tahap pemberian saran saja. Namun jika tidak, maka kita dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya dalam merancang user specification ini.


2. Mendapatkan Daftar Spesifikasi Perangkat Komputer Yang Tersedia

Dari konfigurasi komputer yang telah dipilih user, maka kita perlu melakukan pengecekkan kepada pihak-pihak terkait dalam hal ini pihak penjual atau agen yang telah kita wawancarai sebelumnya untuk mengetahui ketersediaan komponen dan spesifikasinya pada saat ini di pasaran. Hasil pengecekkan ini nantinya perlu dijelaskan kepada user, mengingat dimungkinkannya komponen dan spesifikasi yang dipilih tidak tersedia atau bahkan tidak lagi diproduksi, sehingga setelah user mengetahui ketersediaan komponen yang telah dipilih tidak lagi tersedia, user bisa secepatnya menentukan komponen pengganti dari komponen dan spesifikasi yang tidak tersedia tersebut. Namun perlu diingat, apabila terjadi perubahan komponen akibat hal tersebut, tidak terlalu merubah atau jauh dari spesifikasi yang telah dipilih sehingga tidak mengganggu kepada kebutuhan user nantinya.
Segala perubahan dari informasi hasil pengecekkan ini, nantinya disimpan untuk dilakukan perbaikan dokumen kebutuhan user yang telah dibuat sebelumnya.

3. Merancang Spesifikasi Komputer Yang Sesuai Dengan Kebutuhan User


Dengan komponen yang tersedia di pasaran serta setelah semua perubahannya kembali disepakati dengan user, kita lakukan perancangan spesifikasi komputer yang sesuai dengan kebutuhan user.
Setelah proses perancangan spesifikasi komputer ini selesai, kita ajukan kembali kepada pihak user agar mengetahui dengan jelas hasil rancangan tersebut. Disamping itu, agar user mengetahui perubahan komponen dari spesifikasi semula.


4. Mengajukan Spesifikasi Yang Dibuat Dengan User

Pada tahap ini, spesifikasi komputer dibuat dalam bentuk sebuah daftar spesifikasi berdasarkan kebutuhan user dan komponen yang tersedia disertai harga jualnya. 


5. Membuat Dokumen perintah perakitan komputer

Setelah user mengetahui spesifikasi komputer dan harga jual yang telah disepakati, maka langkah terakhir dalam prosedur untuk merancang spesifikasi komputer untuk user (pengguna) adalah membuat dokumen perintah perakitan komputer.
Dokumen ini nantinya ditujukan kepada pihak teknisi yang akan merakit komputer user.


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar